Il n’y a probablement rien de plus ennuyeux que de répondre à tous les courriels, lorsqu’un collègue choisit par erreur "Répondre à tous" plutôt que "Répondre" et finit par envoyer un e-mail à une énorme liste de personnes. Ensuite, d’autres membres de l’organisation font de même et créent une énorme chaîne de messagerie qui ferme les boîtes de réception de tout le monde. Microsoft a été victime de ce problème récemment sur son propre réseau. Heureusement, Redmond tente de mettre fin à ce cauchemar dans Office 365 grâce à la toute nouvelle fonction "Reply All Storm Protection".Vous en avez assez des courriels non pertinents ? Microsoft a mis en place une fonction permettant de bloquer les courriers électroniques de type "Répondre à tous". Le géant de la technologie a activé une nouvelle fonction d'Office 365 qui permet aux clients de détecter et d'arrêter les tempêtes de courriels de type "Répondre à tous", c'est-à-dire les situations dans lesquelles les employés sélectionnent l'option "Répondre à tous" dans les courriels envoyés à de nombreux membres du personnel ou lorsque quelqu'un a oublié de BCC (envoyer copie cachée) tout le monde au départ.
« Lorsqu'une tempête de courrier "Répondre à tous" se produit dans votre organisation, elle peut perturber la continuité des activités et même, dans certains cas, étrangler le reste du courrier électronique de votre organisation pendant un certain temps. Lors du salon Microsoft Ignite 2019, nous avons annoncé la fonction "Reply All Storm Protection" pour aider à réduire l'impact que ces tempêtes peuvent avoir sur les grandes organisations. Aujourd'hui, nous sommes heureux d'annoncer que cette fonction est désormais déployée dans Office 365 dans le monde entier », a déclaré l'équipe d'Exchange.
Si le nombre de destinataires dans la chaîne de courrier électronique est important, et si plusieurs employés appuient sur le bouton "Répondre à tous", l'événement qui s'ensuit génère un trafic massif qui ralentit ou fait planter les serveurs de courrier électronique. De tels événements se produisent presque tout le temps et, à un moment ou à un autre, une entreprise va voir ses serveurs de courrier électronique tomber en panne parce que des employés ont participé et amplifié les tempêtes "Répondre à tous" comme une farce.
Les tempêtes de courriers électroniques de type "Répondre à tous" sont un problème qui touche les entreprises, grandes et petites, et qui se produit depuis des décennies. Microsoft a déjà subi des incidents de ce type, les plus récents en janvier 2019 et en mars 2020. Plus de 52 000 employés de Microsoft ont participé aux tempêtes de courriers électroniques "Répondre à tous", qui ont fini par bloquer les communications internes de l'entreprise pendant des heures.
Le plus tristement célèbre de ces incidents, que les employés appellent affectueusement Bedlam DL3, a eu lieu en 1997. Environ 25 000 personnes étaient inscrites sur une liste de distribution et ne cessaient de répondre au fil de discussion, générant 15 000 000 de messages électroniques et 195 gigaoctets de données. L'incident a fini par submerger les propres serveurs de messagerie Exchange de Microsoft, et la société a mis en place une limite de destinataires de messages dans Exchange pour tenter de résoudre les problèmes futurs.
Détecter 10 courriels de type "Répondre à tous" à plus de 5 000 destinataires en 60 minutes et bloquer les nouvelles réponses au fil de discussion
L'équipe a écrit dans son article de blog : « Dans un premier temps, la fonction "Reply All Storm Protection" profitera surtout aux grandes organisations qui ont de grandes listes de distribution. Lorsque la fonction détectera une probable tempête "répondre à tous" sur une grande DL, elle bloquera les tentatives ultérieures de réponse à tous les fils de discussion et renverra un NDR à l'expéditeur. Le bloc de "Répondre à tous" restera en place pendant plusieurs heures.
Les conditions de déclenchement de la nouvelle fonction de protection contre ces tempêtes sont telles qu’au départ, la fonction détectera 10 courriels de type "Répondre à tous" adressés à plus de 5 000 destinataires en 60 minutes et bloquera les réponses au fil de discussion pendant quatre heures. « Au fil du temps, à mesure que nous recueillerons des données sur l'utilisation et les commentaires des clients, nous prévoyons de modifier, d'affiner et d'améliorer la fonction "Reply All Storm Protection" pour la rendre encore plus utile à un plus grand nombre de clients d'Office 365 », a déclaré Microsoft.
La nouvelle fonction semble fonctionner pour les employés de Microsoft. « Les humains se comportent toujours comme des humains, quelle que soit la société pour laquelle ils travaillent », a déclaré l'équipe d'Exchange. « Nous voyons déjà la première version de la fonction réduire avec succès l'impact des tempêtes de courriels "Répondre à tous" au sein de Microsoft ».
Cette fonction sera ensuite déployée auprès de tous les utilisateurs d'Office 365 dans le monde. Lorsque la fonction est activée, les utilisateurs qui tentent de répondre à une tempête "Répondre à tous" seront bloqués et recevront à la place un courriel d'avertissement (l’image ci-dessus). Cette fonctionnalité, annoncée en 2019 mais mise en œuvre en mai, intervient alors que de plus en plus d'employés des entreprises travaillent à domicile. Elle devrait s'avérer très utile, et espérons que d'autres fournisseurs la copieront dès que possible.
D'autres fonctionnalités prévues par l’équipe d’Exchange comprennent également des rapports de tempête "Répondre à tous" et des notifications en temps réel pour alerter les administrateurs d'une tempête de courrier électronique en cours afin qu'ils puissent garder un œil sur l'état du serveur de messagerie pour d'éventuels ralentissements ou plantages.
Selon un commentateur, ces problèmes de tempêtes de courriels "Répondre à tous" se produisent, car les gens sous-estiment totalement BCC. « Mon patron refuse catégoriquement d'utiliser BCC au point que je nous ai tous fait accepter de ne jamais l'utiliser, car "les gens ont besoin de voir qui a reçu le courriel" », a écrit un autre. Et vous, qu’en pensez-vous ?
Source : Microsoft
Et vous ?
Que pensez-vous de la nouvelle fonction "Reply All Storm Protection" de Microsoft ? Selon vous, pourquoi ce problème de tempêtes de courriels se produit très souvent ? En avez-vous une fois été victimes dans votre équipe ? Racontez votre expérience ? Lire aussi
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