Le ministère néo-zélandais de la santé gère un budget de 15 milliards d'euros à l'aide d'une simple feuille de calcul Excel,pourquoi la gestion d’un budget national sur Excel est une bombe à retardement
L'organisme qui gère le système de santé publique néo-zélandais utilise une seule feuille de calcul Excel comme principale source de données pour consolider et gérer ses finances, qui ne sont pas en grande forme, peut-être en raison des lacunes de la feuille. Il s'agit du Health New Zealand (HNZ), créé en 2022 pour remplacer les 20 conseils de santé de district, dans l'espoir d'être plus rentable et de fournir des services plus cohérents. L'organisme dispose d'un budget de 28 milliards de dollars néo-zélandais (14,6 milliards d'euros) et a informé les législateurs qu'il ne dépasserait pas ce budget pour l'exercice 2023-2024.
Cette prévision s'est révélée erronée et HNZ a explosé son budget, ce qui a conduit à un examen de ses finances qui a donné lieu la semaine dernière à un rapport accablant, selon lequel l'organisation a perdu « le contrôle des leviers essentiels qui déterminent les résultats financiers » et s'est montrée « incapable d'identifier le décalage entre les dépenses et les recettes et d'y répondre ».
Le rapport rédigé par Deloitte a également révélé qu'une feuille de calcul Excel était le « principal fichier de données utilisé par HNZ pour gérer ses performances financières » et qu'elle était utilisée pour « la consolidation, les journaux, les rapports critiques et l'analyse ».
Le rapport a également relevé cinq problèmes majeurs concernant la feuille utilisée à HNZ :
- Les informations financières étaient souvent « codées en dur », ce qui rendait difficile de remonter à la source ou de faire circuler des données actualisées.
- Des erreurs telles que des régularisations incorrectes ou des rejets en double n'ont été détectées qu'au cours des périodes suivantes.
- Les modifications apportées aux périodes précédentes et les erreurs d'ETP dans les présentations Excel des rapports financiers des districts n'étaient pas répercutées dans le fichier consolidé. Un ETP (Équivalent temps plein) est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées sur une année par un salarié à temps plein. Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).
- Il est facile de manipuler les informations à l'aide d'une feuille de calcul, car le suivi des sources d'information est limité lorsque les informations ne proviennent pas directement des systèmes comptables.
- Il est très sujet aux erreurs humaines, comme la saisie accidentelle d'un chiffre ou l'omission d'un zéro.
L'utilisation d'une feuille de calcul a également permis à Health NZ d'avancer lentement : Le rapport indique que « la consolidation des rapports financiers mensuels prend généralement 12 à 15 jours et leur analyse cinq jours ».
Le rapport suggère que ce délai est loin d'être suffisant pour permettre à Health NZ d'atteindre ses objectifs.
« L'utilisation d'un fichier Excel pour suivre et rendre compte des performances financières d'une organisation dont les dépenses s'élèvent à 28 milliards de dollars néo-zélandais soulève d'importantes inquiétudes, en particulier lorsque d'autres systèmes plus appropriés sont présents dans le paysage informatique », indique le rapport.
La gestion d'un budget de cette taille nécessite des systèmes financiers robustes. L'utilisation d'une seule feuille de calcul Excel pour gérer de telles sommes peut présenter des risques, notamment en termes de :
- Sécurité des données : Les feuilles de calcul Excel ne disposent pas des mêmes niveaux de sécurité que les systèmes financiers dédiés, ce qui peut exposer les données sensibles à des violations.
- Précision et fiabilité : Les erreurs humaines lors de la saisie ou de la manipulation des données peuvent entraîner des inexactitudes significatives.
- Traçabilité et auditabilité : Les systèmes financiers spécialisés offrent des pistes d'audit détaillées, facilitant la traçabilité des transactions, ce qui est essentiel pour la transparence et la responsabilité.
Il est donc essentiel pour des institutions gérant des budgets aussi conséquents d'investir dans des systèmes financiers intégrés et sécurisés, adaptés à la complexité et à l'ampleur de leurs opérations
Le ministre de la santé déclare que HNZ utilise « environ 6 000 applications et 100 réseaux numériques »
Il y a pire : la semaine dernière, le ministre de la santé, Simeon Brown, a prononcé un discours dans lequel il a déclaré que HNZ utilisait « environ 6 000 applications et 100 réseaux numériques », soit à peu près une application pour 16 membres du personnel.
Envoyé par Simeon Brown
Investir dans les infrastructures de santé - construire l'avenir
Ma cinquième priorité est l'infrastructure, physique et numérique. Nos hôpitaux et nos systèmes de données ont grand besoin d'être modernisés.
Health New Zealand est aux prises avec une infrastructure obsolète qui empêche de modifier les modèles de soins afin d'améliorer les résultats pour les patients et de réaliser des gains d'efficacité.
Actuellement :
Ma cinquième priorité est l'infrastructure, physique et numérique. Nos hôpitaux et nos systèmes de données ont grand besoin d'être modernisés.
Health New Zealand est aux prises avec une infrastructure obsolète qui empêche de modifier les modèles de soins afin d'améliorer les résultats pour les patients et de réaliser des gains d'efficacité.
Actuellement :
- Health New Zealand compte environ 1 200 bâtiments, dont certains présentent des risques sismiques importants et d'autres, plus anciens, ne sont pas adaptés aux besoins cliniques.
- L'infrastructure numérique est également fragmentée. On estime à 6 000 le nombre d'applications et à 100 le nombre de réseaux numériques. Cela équivaut à environ une application pour 16 membres du personnel de Health New Zealand, ce qui n'est pas viable.
Cependant, le ministre n'a pas de plan pour sortir d'Excel ou pour résoudre les problèmes de leadership technologique de HNZ.
Dans son discours, Simeon a promis d'étudier « la création d'une entité distincte chargée de l'infrastructure de la santé au sein de Health New Zealand, afin de gérer et de fournir des actifs physiques et numériques ». Mais rien n'indique quand cette enquête pourrait aboutir.
Flux d'informations et de données de HNZ pendant 2023/24
Remplacer Excel par un ERP
C'est ce que recommande Deloitte dans son rapport :
Envoyé par Deloitte
S'attaquer aux systèmes fragmentés et faire migrer les districts vers un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) adapté. Éliminer les feuilles de calcul Excel utilisées pour la consolidation, les journaux, les rapports critiques et l'analyse. Aligner les hiérarchies financières et la responsabilité sur les structures organisationnelles et les responsabilités.
Pour ce faire, il faudra investir dans les technologies suivantes :
Ces améliorations permettent de remédier à la fragmentation des systèmes et d'éliminer les feuilles de calcul Excel utilisées pour les rapports et les processus essentiels à l'activité. Tirer pleinement parti des capacités des systèmes d'entreprise modernes pour améliorer la productivité, la cohérence et la visibilité dans l'ensemble de l'organisation permettra d'améliorer la rapidité, la précision et la confiance.
Pour ce faire, il faudra investir dans les technologies suivantes :
- Adopter un système ERP adapté qui fournit une source unique de vérité et alimente un outil de veille stratégique pour relier les données financières, opérationnelles et de main-d'œuvre. (Il s'agira probablement d'une consolidation des multiples systèmes Oracle FPIM en une solution ERP unique, intégrée et complète pour l'organisation).
- Aligner les hiérarchies et les responsabilités financières sur les structures et les responsabilités organisationnelles.
- Consacrer des ressources à l'élaboration de tableaux de bord pertinents, conviviaux et permettant le libre-service dans l'ensemble de l'organisation.
- Utiliser d'autres outils numériques qui améliorent l'efficience et l'efficacité de diverses tâches financières dans l'ensemble de l'organisation, tels que les contrôles de système intégrés, le flux de travail et d'autres capacités d'automatisation et d'intelligence artificielle.
Ces améliorations permettent de remédier à la fragmentation des systèmes et d'éliminer les feuilles de calcul Excel utilisées pour les rapports et les processus essentiels à l'activité. Tirer pleinement parti des capacités des systèmes d'entreprise modernes pour améliorer la productivité, la cohérence et la visibilité dans l'ensemble de l'organisation permettra d'améliorer la rapidité, la précision et la confiance.
La Nouvelle-Zélande a démontré un engagement constant envers l'amélioration de son système de santé, à travers des réformes et des investissements ciblés. Cependant, la gestion efficace d'un budget de 15 milliards d'euros nécessite des outils financiers appropriés. S'appuyer sur une seule feuille de calcul Excel pour une telle tâche peut compromettre la sécurité, la précision et la fiabilité des opérations financières. Il est donc recommandé d'adopter des systèmes financiers spécialisés pour assurer une gestion transparente et efficace des fonds publics.
Sources : rapport de Deloitte, discours du Ministre de la santé Simeon Brown
Et vous ?
Quelles sont les principales limites de l'utilisation d'un simple tableur Excel pour gérer un budget aussi colossal ? Existe-t-il des exemples d’autres administrations ayant rencontré des problèmes similaires en utilisant des outils inadaptés ? Quels types de risques financiers et organisationnels un tel système pourrait-il engendrer à long terme ? Quelles solutions logicielles pourraient être mises en place pour moderniser la gestion budgétaire du ministère ? Quels sont les avantages et les inconvénients d’un système centralisé par rapport à une gestion plus fragmentée des finances publiques ? Comment d'autres pays gèrent-ils des budgets similaires ? Existe-t-il des modèles inspirants ? Cette situation révèle-t-elle un problème plus large dans la modernisation des systèmes administratifs publics ? Quels enseignements peuvent être tirés pour éviter qu’une telle gestion ne se reproduise à l’avenir ?
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